Você já ouviu falar no programa 5s? Sabe o que é, como funciona e quais são os objetivos dele? Entende como implementá-lo em qualquer empresa, inclusive na indústria alimentícia? Se não, este artigo é para você!

Nele, você vai descobrir tudo sobre o programa 5s. Vai entender quais são os 5 sensos que o compõe e o que cada um deles significa. Também vai entender como ele pode ser implementado e descobrir alguns exemplos para ter inspiração na hora de colocá-lo em prática no seu estabelecimento.

Ficou curioso? Então, continue a leitura agora mesmo!

Como surgiu o programa 5s?

Antes de explicar de fato o que é o programa 5s, é importante entender como surgiu esse conceito para que a explicação fique mais clara.

Esse programa surgiu no Japão, após a segunda guerra mundial. Devido aos impactos da guerra no país, as cidades e empresas tinham diversos traços de destruição e precisavam se recuperar. Foi nesse cenário que Kaoru Ishikawa, professor na Universidade de Tóquio, desenvolveu essa metodologia.

Ele se baseou na cultura do seu país para criar a metodologia. Seus objetivos, nesse momento, eram promover a reconstrução das organizações valorizando a melhor utilização dos recursos e evitando qualquer desperdício. Afinal, o país se encontrava em um momento de escassez e, dessa forma, todo recurso deveria ser potencializado.

O que é o programa 5s?

O programa 5s é, basicamente, uma metodologia de qualidade para a empresa. Vale ressaltar que 5s é uma sigla para 5 sensos e é a partir deles que todo o programa é estruturado.

Seu principal objetivo se mantém desde a origem: melhorar a utilização dos recursos. Porém, ele é um programa de qualidade e, dessa forma, também tem como intenção a melhoria contínua dos processos e da organização como um todo. Ele atua, portanto, em diversos âmbitos da empresa, de forma a garantir a qualidade total em todos os processos, desde os mais simples aos mais complexos.

Ele atua em cinco frente principais, chamadas de senso. Como você já sabe, o programa 5s surgiu no Japão. Dessa forma, nem todos os sensos começam com “s” na língua portuguesa. Mas, em japonês, todos têm essa inicial, o que justifica ainda mais a sigla. São eles:

• Seiri: senso de utilização;
• Seiton: senso de organização;
• Seiso: senso de limpeza;
• Seiketsu: senso de padronização;
• Shitsuke: senso de disciplina.

Para que serve esse programa?

O programa 5s tem como objetivo central a eliminação de desperdícios. Porém, na verdade, ele vai além e acaba servindo para gerar uma modificação em toda a cultura da organização.

O seu propósito é garantir a qualidade total em todos os processos e, para isso, ele impacta diretamente no comportamento — até mesmo, na forma de pensar das pessoas. Com isso, há uma mudança na cultura da empresa como um todo, que passa a se voltar para a qualidade, colocando-a em uma posição de destaque.

Quais são os 5 sensos do programa?

Agora é hora de entender, com detalhes, o que significa cada um dos 5 sensos do programa 5s. Continue a leitura e descubra cada um deles!

Senso de utilização (Seiri)

O primeiro senso do programa 5s é o chamado senso de utilização. Ele se refere à forma como são usados os materiais, maquinários, recursos e espaço na empresa. O foco aqui é entender o que realmente é útil para a realização das atividades e eliminar tudo aquilo que não tiver utilidade.

Para entender melhor, pense na indústria de uma padaria. Todos os dias são feitos pães, bolos e outros produtos, e, para isso, são necessárias máquinas, utensílios e formas. Porém, se você olhar com calma, pode ser que existam uma série de utensílios que não são utilizados com frequência, mas estão ocupando espaço na indústria.

Segundo o senso de utilização, tudo que não é usado com frequência deve ser eliminado do ambiente. Você não precisa jogar fora caso eles sejam úteis ocasionalmente. Porém, é necessário entender onde colocá-los para que não atrapalhem a utilização do que é mais necessário.

Além disso, esse senso também propõe uma revisão do que é utilizado de forma a manter apenas aquilo que realmente agrega valor ao local. Com isso, você otimiza o espaço útil do seu estabelecimento.

Senso de organização (Seiton)

O segundo senso do programa 5s é o que se refere à organização. A base para esse senso é a organização do ambiente de forma funcional, para que tudo fique acessível de acordo com o seu uso.

Dessa forma, esse parâmetro propõe que você organize todo o ambiente e os objetos que o compõe de forma simples. É essencial pensar na utilização de cada um deles, uma vez que os que são usados com mais frequência devem ficar mais acessíveis e disponíveis, enquanto que aqueles que não são utilizados todos os dias podem ficar guardados em lugares específicos.

Para melhorar a organização, você pode inclusive criar uma legenda para objetos. Isso acontece em escritórios, por exemplo, que têm uma série de mesas e, cada uma, com um kit de canetas, borrachas e lápis. Nesse caso, você pode usar uma etiqueta colorida para deixar claro quais são as canetas de cada um dos potes. Com isso, o ambiente fica organizado e há a garantia de que cada mesa terá o seu kit completo às mãos dos colaboradores na hora que eles precisarem.

Senso de limpeza (Seiso)

O terceiro senso é chamado de senso de limpeza. Como o próprio nome já indica, ele se refere à higiene do ambiente e condições de trabalho.

Na indústria alimentícia, esse senso é ainda mais central. Afinal, quando você lida com alimentos, é essencial manter o ambiente, além de organizado, limpo. Para isso, o senso de limpeza indica que todos os colaboradores que atuam nesse setor devem ser responsáveis pela limpeza dele.

Você pode contratar alguém para cuidar da limpeza. Porém, os outros colaboradores também precisam entender a responsabilidade deles com esse senso. É preciso trabalhar para que o ambiente fique o menos sujo possível e cuidar da higiene sempre que perceber que algo não está como deveria, mesmo que essa não seja uma função direta do funcionário.

Além disso, o senso de limpeza também diz respeito às relações. Isso significa que as pessoas devem ser transparentes e honestas com os colegas e líderes. É nesse sentido que o programa 5s tem um impacto na cultura da empresa como um todo. Afinal, ele mostra para a equipe que todos são responsáveis pela aplicação dos 5 sensos e manutenção do ambiente limpo e organizado, assim como as suas relações.

Senso de padronização (Seiketsu)

O quarto senso é o de padronização. Como o próprio nome já indica, ele se refere à criação de parâmetros e processos para garantir a padronização dentro da empresa.

Isso se refere a uma padronização dos resultados e produtos em nível de qualidade. Ou seja, é necessário ter parâmetros para garantir que o resultado está à altura do que é esperado, assim como é necessário ter um controle de para garantir a padronização dos produtos que chegam até os clientes.

Porém, não é só nesse aspecto que a padronização deve ser aplicada. Ela também precisa estar nos processos da empresa. Isso significa que é necessário padronizar todas as atividades que são realizadas dentro da operação. Elas devem ter processos e etapas bem-definidas, e todos os colaboradores deverão seguir essas regras na hora de realizar as suas atividades.

Senso de disciplina (Shitsuke)

Por fim, o quinto senso é o que se refere à disciplina. Ele se refere diretamente ao comportamento e atitude de todos que trabalham na empresa em relação aos sensos anteriores.

Isso significa que os colaboradores precisam ter disciplina não apenas para aplicar os quatro sensos anteriores, mas também para garantir que eles se mantenham em funcionamento ao longo do tempo. O programa 5s não tem um único responsável pela sua condução, todos precisam estar comprometidos com a mudança comportamental para que ele funcione da forma como deveria.

Porém, isso ainda vai além. O senso de disciplina também se refere à autodisciplina em relação ao próprio trabalho e saúde. Ele trata sobre a disciplina que o colaborador precisa para saber quando parar de trabalhar, quando chegou ao seu limite e, para garantir a própria saúde física e mental, é necessário descanso. Pular o horário do almoço ou intervalo de lanche, por exemplo, também são comportamentos que vão contra o senso de disciplina, uma vez que comprometem não apenas no trabalho e qualidade dos resultados, mas também a saúde do trabalhador.

Quais são os passos para implementar o programa 5s?

Agora que você já sabe mais sobre o que é o programa 5s, seus objetivos e funcionamento, é hora de entender como implementar ele na sua empresa. Continue a leitura e confira dicas essenciais para a implementação!

Conscientize a equipe

O primeiro passo para começar a implementar o programa 5s na empresa é conscientizar toda a empresa sobre o funcionamento e a importância dele. Isso porque, como você percebeu, o 5s é um programa que envolve todos os colaboradores da organização, sem exceção. Todos precisam estar comprometidos e, para isso, precisam entender como funciona.

Comece com uma capacitação na qual todos os colaboradores entendam quais são os 5 sensos e como eles podem ser implementados. Após esse momento, converse com o time sobre a responsabilidade de cada um no processo e explique, brevemente, as mudanças que acontecerão e como eles podem contribuir ao longo do processo.

Faça um diagnóstico da empresa

Com a colaboração e consciência dos colaboradores, é hora de entender o que deve ser transformado na empresa. Para isso, é necessário realizar um diagnóstico profundo com foco nos 5 sensos do programa.

Esse processo deve envolver toda a equipe e todos devem contribuir com a identificação das mudanças que precisam ser feitas. Faça um levantamento do que pode ser mudado na empresa, quais são os problemas encontrados, o que está comprometendo a qualidade do trabalho e todos os pontos que devem ser abordados ao longo da implementação.

Comece pelos três primeiros sensos

Agora é a hora de efetivamente começar a implementar os 5 sensos na organização. Comece pelos três primeiros, ou seja, utilidade, organização e limpeza.

Isso significa que você deve separar um dia de trabalho para modificar todo o espaço da empresa. Siga o senso de utilização e identifique o que realmente agrega valor ao trabalho e quais são os utensílios, maquinários e elementos que podem ser eliminados.

Junto desse processo, faça uma limpeza geral na empresa, garantindo que tudo está o mais limpo possível. Também coloque tudo no lugar seguindo as regras da organização, priorizando o que é utilizado todos os dias e separando espaços para aqueles utensílios que não são necessários no dia a dia.

Faça as mudanças necessárias para que o 5s seja implementado

Após as transformações físicas para a implementação dos três primeiros sensos, é hora de focar nos outros dois. Portanto, esse é o momento de revisar processos e atitudes de todo o time para que o programa seja implementado.

Lembre-se de que o quarto senso se refere à padronização. Portanto, é a hora de revisar também os processos da sua empresa de forma a entender o que precisa ser modificado para que ele seja padronizado e, mais importante, para que o resultado final seja o melhor possível.

Já o quinto senso se refere à disciplina. Portanto, é o momento de conversar e conscientizar os colaboradores sobre quais são as atitudes esperadas em relação a eles. É necessário que eles entendam qual a melhor forma de se disciplinarem para que o programa seja mantido e para garantir que eles estarão cuidando do local de trabalho e da sua própria saúde.

Cuide da manutenção ao longo do tempo

Por fim, vale lembrar que mesmo depois de implementar todos os 5 sensos do programa, o trabalho não está finalizado. Isso porque o 5s se refere à melhoria contínua, o que significa que as atitudes e organização do ambiente precisam estar em constante revisão de forma a garantir altos padrões de qualidade.

Além disso, tudo deve ser mantido de acordo com o que acordado com o time. É essencial garantir que todos os procedimentos e processos estão acontecendo da melhor forma possível dentro da empresa, de forma a manter o programa em funcionamento ao longo do tempo.

Quais são os benefícios do programa 5s?

O programa 5s traz uma série de benefícios e vantagens para as organizações que decidem implementá-lo. Descubra agora quais são os principais deles:

• aumenta a qualidade dos resultados gerados;
• melhora a produtividade do time;
• aumenta a satisfação dos clientes;
• melhora o ambiente de trabalho;
• facilita o trabalho dos colaboradores uma vez que os instrumentos necessários para o trabalho estão sempre disponíveis;
• melhora a relação entre os colaboradores;
• pode reduzir o número de acidentes e afastamento do trabalho;
• cria uma cultura de responsabilidade e melhoria contínua na empresa.

Como aplicar o 5s na indústria de alimento?

O programa 5s surgiu em diversas empresas e indústrias no Japão e, hoje, a referência é a sua aplicação na Toyota, empresa da indústria automotiva. Mas, e na indústria de alimentos, é possível implementar esse programa?

Como você já deve ter percebido, o artigo já trouxe alguns exemplos de como os 5s podem ser aplicados nessa área. Porém, vale deixar claro que sim, o programa 5s não só pode como é bastante benéfico para a indústria alimentícia.

A sua aplicação nesse setor segue passos semelhantes à aplicação em qualquer outra empresa. Porém, é importante ter alguns pontos de atenção nesse momento devido às particularidades da indústria alimentícia. Confira agora quais são eles!

Deixe as bancadas livres

Um dos elementos centrais da produção de uma padaria ou outro estabelecimento da indústria de alimentos são as bancadas de trabalho. Esse é um dos locais mais importantes, uma vez que é onde os padeiros e confeiteiros fazem suas massas e produtos.

Dessa forma, na hora de aplicar o 5s, é essencial ter atenção especial às bancadas. Pense na organização do ambiente e limpeza de forma que as bancadas estejam sempre livres e disponíveis para o trabalho. Mantê-las limpas e organizadas também é essencial.

Utilize prateleiras e estantes

Na indústria alimentícia há a necessidade de utilizar vários utensílios, formas e telas para a produção. Dessa forma, é essencial pensar em prateleiras e estantes para a organização desses materiais.

No dia a dia, a produção precisa ser ágil e todos os utensílios precisam estar à mão dos padeiros. Com isso, a organização das prateleiras e estantes precisa de uma atenção especial. Priorize uma organização de acordo com a utilização, deixando-os próximos aos locais nos quais serão utilizados e separados de acordo com o produto que é feito com cada um.

Pense na circulação de pessoas e máquinas

Na hora de reorganizar o espaço de produção, é importante pensar nos caminhos de circulação de pessoas, máquinas, câmaras frias, entre outros. Afinal, isso faz parte da aplicação do 5s em uma empresa, facilitando a passagem dos colaboradores e equipamentos da padaria ou estabelecimento.

Garanta a limpeza do ambiente

A limpeza e higiene impecável é extremamente importante para qualquer estabelecimento da indústria de alimentos. Dessa forma, esse é um dos maiores cuidados que você precisa ter na hora de implementar o programa 5s no seu negócio.

Implemente processos que garantam que o ambiente esteja sempre limpo. Aproveite para conscientizar os colaboradores sobre o papel de cada um nesse processo. Isso significa que, mesmo que exista alguém responsável exclusivamente pela limpeza, cada um dos profissionais precisa limpar o que sujar.

Padronize os processos e produtos

Outra dica importante para colocar o programa 5s em prática na indústria alimentícia é a atenção especial à padronização. É importante padronizar tanto os produtos quanto todo o processo de produção. Dessa forma, você garante a melhor qualidade para os seus clientes, independentemente, inclusive, do profissional que produziu a mercadoria.

Vá além da área de produção

Por fim, vale lembrar que o programa 5s não deve ser aplicado apenas na produção. Afinal, a atenção à loja e ao estoque também é importante.

Isso significa que os princípios dos 5 sensos também devem ser aplicados à loja. No caso de uma padaria, por exemplo, é importante garantir a organização dos produtos e evitar objetos ou móveis que não agregam valor e não são bem utilizados. Os colaboradores que lidam diretamente com os clientes também precisam garantir a qualidade total no atendimento. Além disso, você pode colocá-lo em prática para organizar o seu estoque e evitar a perda de produtos.

Quais são os exemplos de aplicação do 5s na indústria de alimentos?

Ao longo do artigo, você conheceu algumas formas de aplicação do programa 5s, tanto na indústria de alimentos quanto em outros setores da economia. Descubra agora alguns outros exemplos e se inspire para aplicar esse programa no seu negócio:

• organização do espaço físico de produção;
• manutenção da limpeza e higiene;
• organização dos processos de produção;
• padronização dos produtos que chegam aos clientes;
• organização da loja e vitrine;
• melhoria nas condições de trabalho na indústria;
• melhoria no atendimento ao cliente;
• melhoria na circulação de produtos e máquinas, assim como no acesso aos utensílios necessários para a produção de mercadorias.

Como o 5s pode ajudar nos processos de certificação?

Existem diversas certificações de qualidade que são capazes de agregar valor ao seu negócio e fazem com que a sua empresa se destaque diante da concorrência. A mais famosa delas é a ISO 9001 e, para obtê-la, é necessário seguir uma série de parâmetros de qualidade exigidos pela norma.

A boa notícia é que o programa 5s pode ser um grande aliado nesse aspecto. Isso porque ele é um programa que permite a padronização de processos e investimento na melhoria contínua da qualidade de todas as atividades e produtos do negócio. Dessa forma, quando você implementa o 5s, coloca a qualidade no centro da organização. Há uma mudança na cultura da empresa como um todo, assim como da postura dos colaboradores.

Portanto, você pode ficar cada vez mais perto de alcançar os parâmetros necessários para alcançar uma certificação de qualidade. Além disso, pode implementar o programa já com esse foco, fazendo as mudanças necessárias para que a certificação seja atingida.

Como você pode perceber, o programa 5s é um grande alinhado da produtividade e qualidade do seu negócio. Com ele, é possível melhorar o trabalho dentro da empresa, inclusive na indústria de alimentos. Portanto, aproveite o artigo e comece, agora mesmo, a implementar esse programa no seu estabelecimento.